¿Alguna vez te pasó salir de una reunión de trabajo abrumado sin entender exactamente lo que tenías que hacer, o que pensaste que fue una pérdida de tiempo porque nada importante fue aclarado, o que te aburrieras durante la reunión por desinterés o falta de concentración?
Acá te proponemos una manera diferente de estructurar las reuniones de trabajo para que sean más efectivas y útiles para todos.
El cambio consiste en introducir en ellas un ejercicio de apertura y otro de cierre. Antes de comenzar la reunión, formule a su equipo dos preguntas. La primera consiste en preguntarles a cada uno de los participantes cuál es su intención, su objetivo, qué esperan obtener del encuentro.
Para que cado uno se sienta escuchado y todos respeten mutuamente su momento de expresión se puede ir pasando de mano en mano algún objeto que funcione a modo de “micrófono”. Puede ser una piedra, una lapicera o una taza.
En la etapa de apertura, la segunda pregunta que es recomendable hacer es: ¿quieren o necesitan compartir otra información ya sea tanto profesional como personal?. Si alguna persona decide no participar, se debe respetar su elección y no tratar de forzarla.
El tiempo que cada persona tiene para expresarse varía de acuerdo al tiempo que se dispone para la reunión y las necesidades del que organiza el encuentro. Pero es conveniente aclarar al comenzar con la actividad un mínimo y un máximo de duración de las intervenciones de cada uno para no correr el riesgo de destinar mucho tiempo a estos ejercicios o irse por las ramas en vez de conversar de los temas relevantes para la reunión.
Al final la reunión, se realiza el ejercicio de cierre a como de conclusión y de repaso de las actividades asignadas. Las preguntas son: ¿que tareas tiene que hacer cada uno y para cuando?, ¿quedó algún tema importante para tratar? ¿cuál es la reflexión final acerca de la reunión?
Los ejercicios de apertura y de cierre son herramientas poderosas si se usan de forma respetuosa y autentica porque generan un clima ameno en donde cada uno encuentra un espacio para decir su opinión, expresar sus preocupaciones y aclarar dudas. De esta forma, esta técnica no sólo permite aumentar la productividad de las reuniones sino también mejora las relaciones interpersonales y fomenta el bienestar de los participantes como grupo humano y como equipo de trabajo.
No hay comentarios:
Publicar un comentario